Tour đoàn là gì? 5 Lợi ích - 9 Bước tổ chức tour đoàn chuyên nghiệp

Các doanh nghiệp, trường học và tổ chức ngày càng chú trọng đến tính đoàn kết, tinh thần teamwork. Tour đoàn đang trở thành lựa chọn phổ biến và hiệu quả. Chuyến tour không chỉ mang lại niềm vui mà còn góp phần thúc đẩy hiệu suất làm việc, tạo tinh thần tích cực hoặc mang giá trị giáo dục rõ ràng… mà còn là cơ hội để gắn kết nội bộ, xây dựng văn hóa và tạo dấu ấn riêng cho tập thể. Vậy tour đoàn là gì? 5 Lợi ích - 9 Bước tổ chức tour đoàn chuyên nghiệp? Hãy cùng NEWTOUR tìm hiểu!

Tour đoàn là gì?

Tour đoàn là hình thức du lịch được thiết kế riêng cho chung như doanh nghiệp, trường học, tổ chức, câu lạc bộ…Dành cho nhóm đi từ 30 người trở lên. Có thể kết hợp nhiều mục đích như: nghỉ dưỡng, teambuilding, hội nghị khách hàng, gala dinner, khen thưởng nhân viên… Để doanh nghiệp, trường học, tổ chức, công ty… ngày càng quan tâm đến tour đoàn chuyên nghiệp – hiệu quả – đúng mục tiêu.

5  Đặc điểm nổi bật của tour đoàn 

• Chi phí tối ưu khi đặt theo nhóm lớn

• Thiết kế linh hoạt theo yêu cầu riêng

• Có quy mô lớn, được tổ chức bài bản

• Có đội ngũ hướng dẫn viên và hậu cần chuyên nghiệp

• Kết hợp nhiều mục tiêu: giải trí – gắn kết – đào tạo – truyền thông

5 Lợi ích nổi bật của tour đoàn 

• Tiết kiệm chi phí hơn so với du lịch riêng lẻ

• Tùy chỉnh chương trình phù hợp với mục tiêu

• Tinh thần đồng đội và gắn kết được nâng cao

• Mở rộng các mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên

• Nâng cao hình ảnh thương hiệu và truyền thông nội bộ

9 Bước tổ chức tour đoàn chuyên nghiệp 

 BƯỚC 1: Xác định mục tiêu chuyến đi

Việc xác định rõ mục tiêu của tour đoàn là điều kiện để lên kế hoạch hiệu quả: 

• Gắn kết nội bộ qua teambuilding

• Khen thưởng nhân viên xuất sắc

• Du lịch nghỉ dưỡng sau thời gian làm việc

• Kết hợp đào tạo hoặc hội nghị khách hàng

• Truyền thông thương hiệu hoặc ra mắt sản phẩm mới

 BƯỚC 2: Lên danh sách người tham gia & phân loại

• Phân nhóm theo phòng ban, vai trò (để dễ quản lý)

• Xác định số lượng người cụ thể (dự kiến và thực tế)

• Kiểm tra thông tin sức khỏe đặc biệt, độ tuổi, nhu cầu ăn uống (ăn chay, dị ứng…)

BƯỚC 3: Lựa chọn điểm đến & thời gian tổ chức

• Tránh các dịp lễ quá đông (trừ khi có kế hoạch đặt sớm)

• Chọn địa điểm phù hợp với mùa, thời tiết và sở thích chung của đoàn

• Ưu tiên nơi có đầy đủ dịch vụ: khách sạn, nhà hàng, khu vui chơi, hội trường, bãi biển,...

Thời gian lý tưởng: mùa hè, cuối tuần, sau kỳ báo cáo quý/năm hoặc kết thúc năm học,...

 BƯỚC 4: Thiết kế lịch trình tour

Lịch trình nên có sự cân bằng giữa:

• Hoạt động tập thể: teambuilding, gala dinner…

• Tham quan – giải trí: điểm đến nổi bật, trải nghiệm địa phương. Thời gian nghỉ ngơi tự do

Không nên dồn quá nhiều hoạt động trong một ngày khiến đoàn mệt mỏi.

 BƯỚC 5: Dự trù & chia ngân sách

 Ngân sách rõ ràng theo từng hạng mục:

• Ăn ở (khách sạn,resort, nhà hàng)

• Vận chuyển (xe du lịch, máy bay)

• Dự phòng các rủi ro có thể xảy ra

• Quà tặng, đồng phục, nước, nón, balo...

• Hoạt động (teambuilding, gala dinner, MC, âm thanh ánh sáng…)

BƯỚC 6: Làm việc với đơn vị tổ chức chuyên nghiệp

• Yêu cầu họ cung cấp tour đoàn chi tiết, hợp đồng, chi phí minh bạch

• Đề nghị hỗ trợ các phần như: quản trò, MC, âm thanh – ánh sáng, photo – video…

• Nên chọn đơn vị hỗ trợ tư vấn miễn phí, lịch trình phù hợp với ngân sách mà doanh nghiệp đưa ra

• Nên lựa chọn công ty lữ hành có kinh nghiệm tổ chức tour đoàn, có địa chỉ gần doanh nghiệp của bạn

 BƯỚC 7: Truyền thông nội bộ & chuẩn bị trước tour

• Gửi email/thư mời chính thức, kèm lịch trình

• Tạo nhóm Zalo/Facebook để tương tác trước chuyến đi

• Tổ chức buổi họp đoàn, phổ biến nội quy và hướng dẫn hành trình

• Chuẩn bị áo đồng phục, mã số nhóm, bảng tên (đơn vị lữ hành sẽ cung cấp)

 BƯỚC 8: Quản lý và vận hành trong tour

• Đảm bảo thời gian ăn uống – di chuyển hợp lý

• Ứng biến nhanh nếu có thay đổi thời tiết, sức khỏe…

• Theo dõi lịch trình, điểm danh, kiểm tra an toàn cho đoàn

• Có người phụ trách chính (trưởng đoàn) kết hợp cùng hướng dẫn viên

 Sự linh hoạt và phối hợp tốt trong tour đoàn là chìa khóa thành công.

 BƯỚC 9: Tổng kết – đánh giá sau tour 

• Thu thập ý kiến góp ý

• Ghi nhận nhân sự phối hợp tốt

• Lưu trữ hình ảnh, video để làm truyền thông nội bộ

• Tổ chức buổi tổng kết cuối tour (trên xe hoặc sau khi về)

Đây là bước quan trọng để cải thiện chất lượng các tour đoàn sau này.

Dịch vụ tổ chức tour đoàn NEWTOUR

Chúng tôi hiểu rằng, mỗi đoàn có nhu cầu, mục tiêu và ngân sách khác nhau. Chính vì vậy, dịch vụ tổ chức tour đoàn NEWTOUR của chúng tôi luôn được “may đo” riêng biệt, từ khâu lên ý tưởng, thiết kế chương trình đến thực thi – truyền thông – hậu cần. 

NEWTOUR được thành lập dưới sự lãnh đạo của Ban Lãnh Đạo có kinh nghiệm trên 15 năm trong lĩnh vực Du lịch và Sự kiện. Sự am hiểu sâu sắc về ngành cùng với khả năng nắm bắt xu hướng thị trường đã giúp NEWTOUR xây dựng được uy tín và thương hiệu vững chắc trên thị trường. Đội ngũ nhân sự của chúng tôi không chỉ trẻ trung, đầy nhiệt huyết mà còn được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng cống hiến và mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất.

• Tiết kiệm thời gian chuẩn bị.

•  Đảm bảo chất lượng chương trình.

• Tạo dấu ấn riêng biệt cho mỗi chuyến đi.

• Thiết kế riêng theo nhu cầu khách hàng, tối ưu chi phí.

• Chi phí minh bạch – linh hoạt theo ngân sách của doanh nghiệp. 

• NEWTOUR luôn đặt sự an toàn, sáng tạo và chất lượng dịch vụ lên hàng đầu. 

• NEWTOUR luôn lắng nghe ý kiến đóng góp của khách hàng để không ngừng cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ trên mỗi hành trình. 

Đừng ngần ngại – hãy để chúng tôi đồng hành và biến kế hoạch của bạn thành một hành trình đầy cảm xúc! Liên hệ ngay Hotline tư vấn miễn phí: 0903 494 878 – 0288 8889 7286. Hoặc gửi yêu cầu ngay qua Zalo để được NEWTOUR báo giá và tư vấn tour đoàn phù hợp nhất với bạn!